ITML - Lösungen für SAP-Produkte

Gesetzliche Verordnungen einhalten:
Stammdaten mit Boykottlisten automatisiert abgleichen

Deutsche Unternehmen, die Geschäfte im Inland betreiben sowie Waren und Produkte ausführen, müssen stetig steigende gesetzliche Auflagen erfüllen. Zum Beispiel schreibt eine EU-Verordnung den Firmen vor, ihre Geschäftsadressen laufend auf verbotene Geschäftskontakte mit terrorverdächtigen Personen oder Organisationen zu überprüfen. Läuft dieser Prozess standardisiert und automatisiert, spart das Zeit sowie Kosten und minimiert Risiken.  

Die gesetzlichen Bestimmungen für Unternehmen, die ihre Waren und Produkte im Inland verkaufen beziehungsweise exportieren, werden immer komplexer. Das ist unter anderem auf die seit den Terroranschlägen vom 11. September 2001 kontinuierlich verschärften gesetzlichen Bestimmungen zurückzuführen. Zum Beispiel werden die Firmen durch die EU-Verordnungen 2580/2001 und 881/2002 zur Terrorismusbekämpfung zu umfangreichen Prüfmaßnahmen verpflichtet. Die Sicherheitsüberprüfungen umfassen alle Personen- und Firmendaten von inländischen wie auch ausländischen Geschäftspartnern. Das soll helfen, verbotene Geschäftskontakte zu erkennen und in der Folge zu beenden beziehungsweise diese von vornherein zu verhindern.

Die EU-Verordnung 2580/2001 dient vorrangig dem Kampf gegen die Finanzierung des internationalen Terrorismus. Der Maßnahmenkatalog umfasst unter anderem das Verbot von Geschäftskontakten zu Terroristen und terroristischen Organisationen. Die davon betroffenen Personen und Organisationen werden in einer der Verordnung beigefügten Liste aufgeführt. Ergänzend hierzu listet die EU-Verordnung Nr. 881/2002 bestimmte Personen auf, die mit Osama Bin Laden, dem „Al-Qaida“-Netzwerk und den Taliban in Verbindung stehen sollen. Diese beiden Boykott- beziehungsweise Sanktionslisten werden laufend aktualisiert.  

Unternehmen sind deshalb dazu gezwungen, ihre geschäftlichen Kontakte im In- und Ausland kontinuierlich zu überprüfen und diese Prüfungen nachzuweisen. Geschieht das nicht, und unterhält eine Firma Geschäftsbeziehungen zu einer in den Sanktionslisten erfassten Organisation oder Person, drohen empfindliche Geldstrafen. Diese reichen bis zu einer Summe im mittleren sechsstelligen Euro-Bereich. Unter bestimmten Umständen steht für das Management eine strafrechtliche Verfolgung an. Wird der Verstoß zudem öffentlich bekannt, kommt obendrein noch ein beträchtlicher Imageschaden hinzu, der zu Umsatzverlusten führen kann.

Prüfergebnisse nachvollziehbar dokumentieren

Manuelle Prozesse führen hier nicht weiter. Unternehmen müssen in der Lage sein die Stammdaten von Kreditoren wie von Debitoren mit den Sanktionslisten maschinell und damit weitgehend automatisiert abzugleichen. Gefragt sind zudem Überwachungs- und Berichtsfunktionen, die über Prüfergebnisse informieren. Dadurch lässt sich beispielsweise der Zahlungsverkehr mit verdächtigen Organisationen jederzeit unterbinden. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist, alle Aktivitäten im Bereich der Sanktionslistenprüfung zu protokollieren, zu dokumentieren und zu archivieren. Damit sind sie jederzeit nachvollziehbar und zugleich als gesetzlicher Nachweis verwendbar, etwa bei Betriebsprüfungen.  

Für Unternehmen, die SAP ERP einsetzen, bietet der ITML Solution Partner B.i.TEAM Gesellschaft für Softwareberatung mbH mit B.i.T.Compliance sowie B.i.T.ATLAS hierfür zwei in die SAP-Software integrierte Lösungen. B.i.T.Compliance sichert die Einhaltung der Vorschriften zur Terrorismusbekämpfung gemäß der EU-Verordnungen. Alle Geschäftskontakte sowie die Daten in Belegen werden automatisiert gegen öffentliche Listen, beispielsweise der EU und der UN, geprüft. Die Lösung ermittelt, selektiert und prüft die relevanten Stamm- sowie Bewegungsdaten im SAP-System nach verschiedenen Verfahren. B.i.T.ATLAS erlaubt SAP-Anwenderunternehmen die Teilnahme am elektronischen Zollverfahren AES. Die Lösung „holt“ die benötigten Daten aus SAP ERP, dadurch laufen Abfertigung und Überwachung des grenzüberschreitenden Warenverkehrs weitgehend automatisiert. Beide Lösungen reduzieren den internen Verwaltungsaufwand, denn zusätzliche Dateneingaben entfallen. Das spart Zeit und Kosten.    

Zu B.i.TEAM

 Der ITML-Partner Humpert + Kneer Datensysteme GmbH wiederum bietet mit “security gold“ in der Version SAP eine vorkonfigurierte Lösung, mit der sich vorhandene Stammdaten in SAP konform zur EU-Verordnung überprüfen und die Ergebnisse protokollieren lassen. Die Anwendung berücksichtigt die Namenslisten der EU-Anti-Terrorismus-Verordnungen sowie die US-Listen und die Schweizer Listen. Alle Listen werden periodisch aktualisiert.

Zu Humpert + Kneer Datensysteme GmbH

Auch die SAP bietet mit ihrer Lösung SAP GRC Global Trade Services die Möglichkeit, Boykott- und Sanktionslistenprüfungen vollständig IT-gestützt und integriert durchzuführen. Die SAP-Lösung für das Zoll- und Außenhandelsmanagement überwacht sämtliche Vorgänge der Warenein- und ausfuhr und sorgt damit für die lückenlose Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Die Anwendung berücksichtigt die Namenslisten der EU-Anti-Terrorismus-Verordnungen in 18 Sprachen, einschließlich deutsch- und englischsprachiger Kommentare. Ebenfalls enthalten sind die US-Listen, wie etwa die Denied Parties List, die Entity List oder die Unverified List. Alle Listen werden zentral gepflegt und stehen damit unternehmensweit zur Verfügung.

ITML unterstützt Sie bei der Auswahl der richtigen Lösungen, konfiguriert Ihr SAP ERP-System entsprechend und integriert die Lösungen in Ihre Stammdaten-Eingangsprozesse. Auch die Prozesse „Angebotswesen“ und „Auftragsbearbeitung“ sind von der Prüfung betroffen. Hier zeigt sich die durchgehende Expertise der ITML-Berater, die den gesamten Komplex der Außenhandelsthemen abdecken.

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