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SAP ERP HCM mit SAP NetWeaver Portal verbinden: Personalwirtschaftliche Prozesse ohne Medienbruch

Eine Portallösung auf Basis von SAP NetWeaver Portal bringt personalwirtschaftliche Daten und Informationen aus SAP ERP Human Capital Management (SAP ERP HCM) gezielt zu verschiedenen Anwendergruppen im Unternehmen. SAP ERP stellt hierzu vordefinierte Portalrollen für Manager, Personalleiter, Personalsachbearbeiter sowie Mitarbeiter bereit. Ein Login genügt und Daten aus der Personalwirtschaft, etwa zu Vergütungen, Krankheitstagen und -kosten oder zur Personalentwicklung, sind mit wenigen Mausklicks abrufbar. Self Services bringen zudem viele personalwirtschaftliche Dienste direkt auf den Desktop.

Personalwirtschaftliche Prozesse sind häufig zeitaufwendig. Nämlich dann, wenn sich Fachvorgesetzte und Personalabteilung keinen einheitlichen Zugriff auf personalwirtschaftliche Informationen, etwa zur Mitarbeiter-Vergütung oder zu personellen Veränderungen wie Zu- und Abgängen, haben. Das geht zu Lasten wichtiger Kernaufgaben. Auch die Genehmigung eines einfachen Urlaubsantrages beansprucht viel Zeit, wenn Mitarbeiter Urlaubsformulare noch von Hand ausfüllen und sie den Verantwortlichen in Fach- und Personalabteilung zur Freigabe weiterreichen. Die Personalabteilung tippt die Daten aus dem Urlaubsantrag dann von Hand in die SAP-Lösung für Personalwirtschaft (SAP ERP HCM) ein. Fehler bei der Übertragung, etwa vertauschte Tages- oder Monatsziffern, sind vorprogrammiert, zusätzlicher Aufwand die Folge.  

Ein Login genügt

Doch es geht auch anders. Mithilfe von SAP NetWeaver Portal lassen sich bisher verteilte personalwirtschaftliche Daten- und Informationsflüsse bündeln und unter einer einheitlichen Portaloberfläche zusammenführen. SAP ERP stellt für die Portallösung jeweils eigene Benutzeroberflächen als Portal Content in Form von Business Packages bereit. Es gibt Business Packages für Vorgesetzte und Mitarbeiter als Manager Self Services (MSS) beziehungsweise Employee Self Services (ESS) sowie für Personalleiter und Personalsachbearbeiter.   Ein Login genügt und Anwender erhalten gemäß ihrer Rolle über die Portallösung direkten Zugriff auf personalwirtschaftliche Prozesse und Dienste aus dem ERP-Backend. Über die Business Packages ist genau festgelegt, dass beispielsweise Fachvorgesetzte oder Personalleiter über das Portal nur die für sie relevanten Informationen in der SAP-Lösung für Personalwirtschaft abfragen, einsehen und ändern können. Die Folge sind reibungslose, sichere und beschleunigte Arbeitsflüsse ohne Medienbruch. Das wiederum entlastet Management, Personalabteilung sowie Mitarbeiter von bislang zeitaufwendigen administrativen Routinetätigkeiten. So bleibt mehr Zeit, sich um die Kernaufgaben zu kümmern.

Von Routinearbeiten entlastet

Davon profitieren insbesondere Fachvorgesetzte, Abteilungs- oder Teamleiter, denn diese nehmen heute viele Aufgaben und Entscheidungsprozesse wahr, die ursprünglich der Personalabteilung oblagen. Die hierfür erforderlichen Anwendungen (Worksets) und Services werden von SAP ERP über das Business Package für Manager Self Services (MSS) bereitgestellt. So erhalten Vorgesetzte Zugriff auf Teamkalender, Daten zum Personalbestand oder zur Vergütung von Mitarbeitern in ihrem Verantwortungsbereich.   Mit wenigen Mausklicks bekommen sie jederzeit aktuelle persönliche Mitarbeiterdaten wie Geburtsdatum,  Familienstand oder Privatadresse. Auf diese Weise lässt sich auch die Gehaltsentwicklung einzelner Mitarbeiter innerhalb eines bestimmten Zeitraums, beispielsweise der letzten zwei Jahre, verfolgen. Zudem werden bei Bedarf Weiterbildungsmaßnahmen, an denen einzelne Mitarbeiter teilgenommen haben, oder Mitarbeiterbeurteilungen angezeigt. Damit überblicken Vorgesetzte jederzeit transparent, welche Mitarbeiter noch Schulungsbedarf haben und können diesen einplanen.   Darüber hinaus zeigen Statusübersichten an, welche externen Bewerber und internen Mitarbeiter sich auf eine freie Stelle beworben haben. Die Statusübersichten liefern zugleich Informationen über Anträge von Mitarbeitern, ihre persönlichen Daten zu ändern. Änderungsanträge, die noch genehmigt werden müssen, sind in der Universal Worklist (UWL) der Portallösung hinterlegt. Sie werden dem Vorgesetzten angezeigt, sobald er sich am Portal angemeldet hat.  

Ampelfunktionen zeigen Abweichungen

Mithilfe eines Übersichtsmonitors, der Ampelfunktionen enthält, erhalten Manager und Fachvorgesetzte zudem Warnhinweise, ob auf Kostenstellen auffällige Einzelposten gebucht worden sind oder Ist- und Planzahlen deutlich voneinander abweichen. Ab wann eine Buchung oder eine Abweichung auffällig ist, können die Anwender über Grenzwerte und Regeln entweder selbst festlegen oder folgen zentralen Vorgaben der Controlling-Abteilung. So haben sie Budgets jederzeit fest im Griff und können zeitnah auf Abweichungen reagieren.  

Gleiches gilt für die Rolle des Personalleiters. Auch er bekommt per Ampelfunktionen angezeigt, ob die Kennzahlen für Kostenstellen oder Kostenstellengruppen im Toleranzbereich liegen, dieser leicht über- oder unterschritten wird oder es erhebliche Abweichungen gibt. Die Schwellwerte dafür sind ebenfalls vorab definiert.   Darüber hinaus kann der Personalleiter über das Portal unter anderem den aktuellen Personalbestand abrufen und sich zugleich informieren, wie viele Mitarbeiter das Unternehmen verlassen haben oder neu eingestellt wurden. Ebenso sind zu jedem Mitarbeiter dessen Krankheitsquote, die daraus resultierenden Krankheitskosten oder geleistete Überstunden einsehbar. Deutlich weniger Rechte hat der Personalsachbearbeiter. Er hat beispielsweise Zugriff auf Mitarbeiterdaten und kann sich einen Überblick über deren organisatorische Zuordnung verschaffen. Ebenso kann er Gehaltsdaten eines Mitarbeiters aufrufen oder eine kalendarische Übersicht über dessen Abwesenheitsdaten.

Per Mausklick in den Urlaub

Mit dem Business Package für Employee Self Services (ESS) schließlich nehmen Mitarbeiter bestimmte personalwirtschaftliche Prozesse gewissermaßen selbst in die Hand. Per Mausklick können sie über ein Portal einfach ihre persönlichen Daten wie Wohnadresse oder Bankverbindung selbst ändern, die monatliche Entgeltabrechnung abrufen, Urlaubsanträge stellen oder Informationen über neue Schulungsangebote einholen sowie online auf Schulungen buchen. Außerdem können Mitarbeiter nun auch selbst Reiseanträge für ihre Geschäftsreisen stellen und die Flüge, Bahntickets, Hotels und Mietwagen buchen.